Con el fin de resguardar el interés en materia fiscal, la Resolución Nro. 109/02-02-1976 establece normas y procedimientos que debe cumplir todo contribuyente que llegue a extraviar o le sea hurtado o robado cualquier factura, notas de crédito o libros contables legalmente autorizados.
Entre estas disposiciones se encuentra la obligatoriedad de dar aviso al Servicio de Impuestos Internos SII del robo, hurto, extravío o inutilidad de todo tipo de documento de actividad fiscal o que acredite notas contables. ¿Cómo? A través del Formulario 3238.
Cómo Descargar el Formulario 3238
El Formulario 3238 puedes obtenerlo por medio de descarga desde la página web del Servicio de Impuestos Internos, solo debes seguir la siguiente ruta:
- Ingresar a la página web del SII.
- En el menú “Ayudas” haz clic en “Formularios”.
- Selecciona “Trámites Generales”.
- En el listado que se despliega debes hacer clic en “3238” para descargar el Formulario.
Otra forma de obtener el Formulario 3238 es solicitarlo ante las oficinas del Servicio de Impuestos Internos, escoge la que corresponda al domicilio establecido.
Pasos para llenar el Formulario 3238 – Denuncia de pérdida de documentos
Para tramitar el aviso ante el SII de la pérdida o inutilización de los documentos legalmente autorizados para la contabilidad y actividad fiscal, como las facturas, notas de crédito o libros contables, debes llenar el Formulario 3238.
Este Formulario consta de 2 páginas: la página 1 está dispuesta para ser llenada por el Contribuyente, mientras que la página 2 se dispone exclusivamente para el uso de los funcionarios del Servicios de Impuestos Internos. Los datos del contribuyente se llenan de la siguiente forma:
- Indica el Rol Único Tributario RUT.
- En el 1er cuadro de los Antecedentes debes indicar:
- La Razón Social o los Nombre y Apellidos completos, según corresponda.
- Calle, número, departamento y comuna.
- Actividad o Giro.
- Datos de Identificación del Representante: Nombre y RUT.
- En la sección 1.1 de Libros y Documentos debes indicar lo siguiente:
- Describe brevemente los documentos que se han extraviado o se encuentran inutilizados.
- Marca la opción “total” o “parcial” tanto para los documentos perdidos como para los inutilizados, según lo que aplique al caso.
- En el cuadro “Tipo de Documentos” debes indicar para cada uno de los documentos, según aplique:
- En “Del Nº” y “Al Nº” debes indicar el inicio y final del lote perdido o inutilizado.
- Marca la casilla “Emitidas” o “Sin Emitir” según el estado del documento perdido o inutilizado.
- En el Cuadro “Tipo de Libros” debes completar por cada libro lo siguiente:
- Identificación del Libro.
- “Desde”. La fecha desde que se iniciaron las anotaciones en dicho libro.
- “Hasta”. La última fecha de anotación del libro.
- “Desde Folio Nº”. El número de folio en el cual inician las anotaciones.
- “Hasta Folio Nº”. El número de folio en el cual terminan las anotaciones.
- Indica la Fecha del Timbraje del Libro.
- Sección 1.2. Explica brevemente las causas.
- Sección 1.3. Indica el Capital Propio Tributario en $.
- Sección 1.4. Señala la fecha en la que ocurrió la pérdida del documento o su inutilización.
- El contribuyente o el representante debe firmar al pie de la página 1.
Qué es el Formulario 3238
El Formulario 3238 es la comunicación mediante la cual todo contribuyente debe denunciar administrativamente ante el SII tanto la pérdida como la inutilización de los documentos y libros que acrediten operaciones contables o fiscales y que se encuentran autorizados y timbrados.
Para qué sirve el Formulario 3238
El Formulario 3238 sirve de instrumento para que todos los contribuyentes puedan notificar ante el SII la inutilización o pérdida por extravío, hurto o robo de cualquiera de los documentos timbrados y autorizados para la actividad fiscal o contable.
Todos los contribuyentes están obligados a notificar al SII, a través del Formulario 3238, toda inutilización o pérdida de los siguientes documentos o libros:
- Facturas y facturas de compras.
- Las notas de crédito y de débito.
- Las guías de despacho.
- Boletas.
- Liquidaciones.
- Libros contables.
- Otros documentos autorizados legalmente para la actividad contable y fiscal.
Cómo, cuándo y dónde se entrega el Formulario 3238 – Pérdida de documentos contables
El aviso de pérdida o inutilización de los documentos contables y fiscales que presentan timbraje y autorización legal debe efectuarse en el plazo de 10 días contados a partir de la ocurrencia del hecho y consignando el Formulario 3238 en conjunto con los demás documentos requeridos.
Este trámite se presenta exclusivamente de manera presencial ante la oficina del Servicio de Impuestos Internos que corresponda según el domicilio del contribuyente. Debes consignar el Formulario y demás documentos exactamente en el Departamento de Asistencia al Contribuyente SII.
Debes tener presente que antes de efectuar el trámite ante el SII debes notificar la pérdida, el hurto o robo de los documentos contables ante los Carabineros de Chile. Luego de esto podrás tramitar el aviso ante el Servicio de Impuestos Internos.
Respuesta del SII
Una vez que consignas el trámite de Aviso de inutilización o pérdida de documentos contables será el Director Regional quién se pronuncie mediante Resolución. En ella le informará al contribuyente las acciones que debe tomar en cuanto a su contabilidad y papeles fiscales.
Costo del Formulario 3238
Puedes descargar el Formulario 3238 completamente gratis a través de la página web del Servicio de Impuestos Internos. Además, el trámite de aviso de inutilización o pérdida mediante el Formulario 3238 es igualmente gratuito.
Requisitos Generales para tramitar Aviso de pérdida de documentos contables
El trámite de Aviso o denuncia de la pérdida de documentos contables o fiscales se efectúa de manera presencial ante la oficina SII que corresponda al domicilio del contribuyente. Los requisitos que debe consignar son los siguientes:
- Original y copia del Formulario 3238 completamente llenado y firmado.
- Cédula de Identidad del Contribuyente o de cada uno de los representantes legales de la empresa, según lo que aplique al caso.
- Si el trámite lo efectúa un tercero deberá:
- Exhibir tanto la cédula de identidad propia como la cédula del contribuyente.
- Presentar el poder debidamente protocolizado ante notaría que lo acredite como representante del contribuyente.
- Los demás requisitos específicos que señale la Resolución 2301/07-10-1986.
Consideraciones importantes ante la pérdida de documentos contables y fiscales
Luego que efectúes el aviso al SII de la inutilización o pérdida de los documentos fiscales y contables deberás realizar lo siguiente:
- Reconstituir la contabilidad dentro del tiempo establecido por el SII, el cual no excederá de 30 días.
- En el caso de que se extravíen las facturas, notas de crédito, de débito o liquidaciones debe efectuarse por 3 días consecutivos la publicación del hecho ocurrido en alguno de los diarios con circulación nacional.
Contacto – SII 
El Servicio de Impuestos Internos te brinda diversas opciones para que puedas solicitar información o aclarar tus dudas:
- Los teléfonos 22 395 1115 / 22 395 1000.
- Visitar las Unidades del SII.
- Para resolver dudas con las declaraciones juradas debes hacer clic aquí.
- También puedes seguir al SII en las redes sociales a través de sus cuentas en Twitter, YouTube.
Espero que esta información sobre el trámite de Denuncia de la pérdida de documentos contables y fiscales, concerniente al Formulario 3238 en Chile, te ayude a efectuar el aviso obligatorio ante el SII y retomar lo antes posible la contabilidad en tu empresa.
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