El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. mantiene entre sus formularios el I-9, un medio para la verificación de la elegibilidad de Empleo que va dirigida tanto al empleado como al empleador. Y sobre el Formulario I-9 hoy te traigo toda la información.
Pasos para completar el Formulario I-9: Instrucciones de llenado
El Formulario I-9 consta de 3 secciones que debes llenar de la siguiente forma:
Sección 1
Esa sección debe ser llenada por el empleado, aunque luego la información sea verificada por el empleador. Allí debes indicar:
- Los datos personales: nombre, dirección, correo. Teléfonos y número de seguro social entre otra información.
- Marca la casilla que defina tu estado migratorio.
- Encontrarás la casilla que debe rellenar exclusivamente el preparador y traductor, esto es en caso de ser llenada por otra persona autorizada que no es el empleado.
Sección 2
Debe ser completada solo por el empleador, primero identificando al empleado y luego escribiendo los datos mientras constata los documentos originales y vigentes del mismo. Los datos están agrupados en 3 columnas de la siguiente manera:
- Lista A. Debes escribir los Datos relacionados a la Identidad y la autorización de empleo: documento, nro. de documento, ente emisor y fecha de expiración.
- Lista B. Indica los datos solicitados sobre la identidad.
- Lista C. Señala los datos relacionados a la autorización de emplearse.
- Debajo de los listados debes indicar tu nombre y el nombre de la empresa entre otros datos.
Sección 3
La sección 3 debe ser completada por el empleador, y en su defecto el empleado, donde debes indicar:
- Nombre, apellido y fecha de Hoy.
- Si el Formulario I-90 se utiliza en un empleado nuevo, debes escribir la fecha en la que se celebró el contrato.
- Luego, simplemente debes firmar para hacer constar, bajo juramento, que todos los datos son correctos y verdaderos.
Dónde obtienes el Formulario I-9: Descarga
Cada empleador podrá obtener el Formulario I-9 de alguna de las siguientes formas:
- Visitando el espacio web de USCIS. Desde allí podrás descargar el Formulario I-9 en español en formato .PDF, dirigido exclusivamente a Puerto Rico, pudiendo luego llenarlo y guardarlo. Si prefieres puedes imprimir el Formulario I-9 y completar toda la información de manera manuscrita.
- Puedes dirigirte a USCIS y solicitar los Formularios I-9 que necesites.
Qué es el Formulario I-9
Es el documento que contiene la verificación de la información de cada uno de los empleados, tanto de su identidad como de la autorización que poseen para emplearse, sea el empleado ciudadano estadounidense o no.
Para qué sirve el Formulario I-9
El Formulario I-9 sirve para que cada empleador documente información sobre el empleado. Esto con el fin de verificar su identidad, así como los documentos que muestran su autorización para poder emplearse. Por lo que, básicamente es un formulario dirigido al empleador.
Las dos partes, empleadores y empleados, son los responsables de proporcionar una información exacta y correcta en sus respectivas secciones y casillas.
Cuándo llenar el formulario I-9
Hasta el 1er día del empleo remunerado tiene el empleado para llenar la sección 1 del Formulario I-9, pero nunca antes de haber aceptado la propuesta laboral. Mientras que el empleador tiene un lapso de 3 días contándolo desde el primer día de trabajo del empleado, para completar y revisar el formulario.
Cómo entregar el Formulario I-9
El empleador será el responsable de retener y almacenar cada Formulario I-9 completado. No debes enviar los formularios llenados a través del correo al UCIS, tampoco debes enviarlos al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas ICE.
Empleados exentos de llenar el Formulario I-9
El empleador no tiene la obligación de completar el Formulario I-9 para los siguientes tipos de empleados:
- Los Contratistas de naturaleza independiente que ejecutan su trabajo con herramientas propias, sin que se les imponga un horario.
- Los empleados dedicados al servicio doméstico en un domicilio particular, pero de manera esporádica o intermitente.
- Los empleados que laboren fuera del territorio estadounidense.
Cómo debes almacenar los Formularios I-9
Por cada empleado actual, el empleador debe almacenar un Formulario I-9 de la siguiente manera:
- Según las necesidades o recursos de la empresa, el empleador dispondrá de un sistema seguro para almacenar los formularios I-9. Por ejemplo, puedes almacenarlos de manera electrónica, en las instalaciones o fuera de ella.
- Tanto las copias como los originales de los formularios deben almacenarse en un mismo espacio.
- Solo el personal autorizado debe tener acceso al área de almacenamiento de los Formularios I-9.
- En caso de una inspección oficial, el empleador debe poner a disposición cada formulario almacenado.
Cómo se calcula la fecha de Retención
El empleador debe realizar la retención del Formulario I-9. Y para identificar la fecha exacta de la retención debes hacer lo siguiente:
- Suma: Fecha de contratación + 3 años = (a)
- Fecha de suspensión de la actividad laboral + 1 año = (b)
- Entre (a) y (b), la fecha de retención será la fecha que resulte más lejana.
Costo del Formulario I-9
Puedes descargar el Formulario I-9 de manera gratuita desde la página del Departamento de Seguridad Nacional – Servicios de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos. También puedes solicitarlos en la sede física.
No debes presentar este Formulario ante USCIS, tampoco a otros entes gubernamentales. Una vez que el Formulario I-9 es completado, el empleador debe retenerlo y mantenerlo disponible ante cualquier inspección realizada por funcionarios del gobierno estadounidense.
Atención al empleado y empleador
Cualquier duda adicional puedes seleccionar entre estas opciones:
- Llama al 1-888-464-4218 o al 1-877-875-6028.
- Solicita información mediante el correo electrónico de USCIS: I-9Central@dhs.gov
Sin importar si eres empleado o empleador, espero que haya sido útil toda la información que te expuse sobre el Formulario I-9 en Puerto Rico: Verificación de Elegibilidad de Empleo. Y recuerda que todos los datos que aportes deben ser correctos y los documentos de verificación deben estar vigentes.
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